Guía del correo electrónico: Cómo entender y solucionar los problemas de envío de emails

Hoy en día el servicio de correo electrónico es una parte fundamental para la comunicación de nuestra empresa, por eso cuando un correo electrónico no llega, es fácil frustrarse y culpar a la tecnología. Pero en realidad, hay muchas variables en juego que pueden afectar su entrega. Entiende como funciona, mejora la configuración del correo electrónico y la autenticación (SPF, DMARC y DKIM) para asegurar la entrega.

Es importante tomarse el tiempo de analizar y solucionar cada problema, y entender los problemas de envío, para aprender de los errores.

Comprobaremos esos problemas dependiendo de cada situación:

1. CUANDO EL CORREO NO LLEGA A SALIR DE NUESTRA BANDEJA DE SALIDA

▷ Problemas de conexión a Internet:

Si tu conexión a internet no es estable o está fallando, puede haber problemas al intentar enviar correos electrónicos. Asegúrate de que tu conexión a internet esté funcionando correctamente.

▷ Problemas de configuración del cliente de correo electrónico:

Si hay algún problema con la configuración del cliente de correo electrónico que estás utilizando, esto puede causar que los envíos no se hagan correctamente. Asegúrate de que la configuración de tu cliente de correo electrónico sea correcta.

▷ Firewall o software de seguridad en tu equipo:

Si estás utilizando un firewall o software de seguridad en tu equipo, esto puede causar que los correos electrónicos no se envíen correctamente. La manera más rápida de comprobar que esta es la causa, es deshabilitar temporalmente el firewall o antivirus.

2. CUANDO EL CORREO SALE PERO NO LLEGA A DESTINO

▷ No dar tiempo suficiente para que llegue el mensaje:

A veces, podemos pensar que los correos electrónicos son muy rápidos, pero la verdad es que en ocasiones pueden tardar un poco en llegar.

▷ Filtro de spam:

Puede pasar que el correo electrónico sea identificado como spam por el servidor de correo electrónico del destinatario o por algún filtro de spam en el camino.

Cuando eso pasa, el correo electrónico puede ser bloqueado o eliminado antes de que llegue a la bandeja de entrada del destinatario. Es como si le pusieran una etiqueta que dice «No abrir, es spam» y por eso la otra persona no puede verlo.

▷ Problemas de configuración del servidor de correo electrónico:

Puede ser que haya un problema con el servidor de correo electrónico del destinatario que esté causando que los correos electrónicos no se entreguen bien.

Por ejemplo, el servidor de correo electrónico podría estar muy ocupado o podría tener algún problema con su configuración.

Así que, si el servidor de correo electrónico del destinatario tiene problemas, tus correos electrónicos podrían estar esperando en una especie de fila y tardar más de lo normal en llegar.

▷ Bloqueo del servidor de correo electrónico:

Imagínate que los correos electrónicos son como cartas que envías por correo postal y la dirección IP es como la dirección de tu casa. Si la dirección IP del servidor de correo electrónico que usas está bloqueada, tus correos electrónicos no llegarán a la bandeja de entrada del destinatario. Es como si tu cartero no pudiera entregar tus cartas porque la casa de la persona que las recibe no las quiere recibir.

▷ Problemas de red:

Para entender los problemas con la red, ahora Imagina que los correos electrónicos son como coches que viajan por una carretera desde tu casa hasta la casa de un amigo.

A veces, en la carretera puede haber problemas que impiden que los coches lleguen a su destino. Los routers o switches son como señales de tráfico que ayudan a los coches (correo electrónico) a llegar a su destino. Si hay un problema con una de estas señales, el correo electrónico puede perderse o tardar mucho en llegar.

3. CUANDO LLEGA AL DESTINO PERO NOS DEVUELVE UN EMAIL CON UN CÓDIGO DE ERROR (MAIL DE REBOTE)

Un email de rebote es un correo electrónico que no ha sido entregado a su destinatario y, en su lugar, ha sido devuelto al remitente con un mensaje de error.

El funcionamiento es parecido al servicio postal. Si yo envío una carta y el cartero me la devuelve, aparecerá anotado el motivo de por qué la devuelven. En el correo electrónico es muy parecido, nos llega devuelto un email con el motivo de por qué no se pudo entregar.

Algunos de los motivos más comunes son:

• Service not available o Try again later, closing transmission channel: Este mensaje significa que el servidor de correo electrónico del destinatario no puede recibir correos electrónicos en este momento y recomienda volver a intentarlo más tarde.
• Too many concurrent SMTP connections: Este error ocurre cuando un remitente está intentando enviar demasiados correos electrónicos al mismo tiempo. El servidor de correo electrónico del destinatario limita el número de conexiones SMTP que se pueden hacer desde una misma dirección IP.
• Exceeded the maximum of 500 messages per hour: Ocurre cuando el remitente ha enviado demasiados correos electrónicos al destinatario en un período corto de tiempo. El servidor de correo electrónico del destinatario limita el número de correos electrónicos que se pueden recibir desde una misma dirección IP en un período de tiempo determinado.
• Could not create SSL/TLS secure channel: Cuando el servidor de correo electrónico del remitente o del destinatario no puede establecer una conexión segura SSL/TLS.
• SMTP authentication failed: El servidor de correo electrónico del destinatario requiere autenticación SMTP y el remitente no ha proporcionado las credenciales de autenticación correctas.
• The user you are trying to contact is receiving mail at a rate that prevents additional messages from being delivered: Este error significa que el destinatario ha alcanzado su límite de almacenamiento de correo electrónico y no puede recibir más mensajes hasta que elimine algunos de los mensajes existentes.
• Greylisted, please try again in X minutes: Significa que el servidor de correo electrónico del destinatario ha habilitado una técnica de defensa contra el spam llamada «greylisting», que implica rechazar temporalmente los mensajes de remitentes desconocidos. El servidor de correo electrónico del remitente debe volver a intentar enviar el mensaje después del tiempo especificado.
• Insufficient system resources: El servidor de correo electrónico del destinatario no tiene suficientes recursos (como espacio en disco o memoria) para aceptar el mensaje en este momento.
• Too many recipients: El servidor de correo electrónico del destinatario ha limitado la cantidad de destinatarios a los que se puede enviar un mensaje. Es posible que deba dividir el mensaje en varios correos electrónicos para enviarlo a todos los destinatarios.
• Invalid command: El servidor de correo electrónico del remitente no reconoce el comando que se está intentando utilizar en el correo electrónico.
• Syntax error: El correo electrónico del remitente tiene un error de sintaxis que impide que el servidor de correo electrónico lo procese correctamente.
• Access denied: El servidor de correo electrónico del destinatario ha denegado el acceso al servidor de correo electrónico del remitente.
• Internal server error: Se ha producido un error interno en el servidor de correo electrónico del remitente y no se puede enviar el correo electrónico.
• Mailbox unavailable: El servidor de correo electrónico del destinatario indica que la dirección de correo electrónico del destinatario no existe o no está disponible.
• Bad sequence of commands: El servidor de correo electrónico del destinatario recibió comandos en un orden inesperado del servidor de correo electrónico del remitente.
• Valid RCPT command must precede DATA: El servidor de correo electrónico del destinatario requiere que el servidor de correo electrónico del remitente especifique un destinatario válido antes de enviar los datos del correo electrónico.
• Error: authentication not enabled: El servidor de correo electrónico del destinatario requiere que el servidor de correo electrónico del remitente se autentique antes de enviar el correo electrónico, pero la autenticación no está habilitada.
• Invalid recipient: El servidor de correo electrónico del destinatario no reconoce la dirección de correo electrónico del destinatario. Esto puede deberse a un error tipográfico en la dirección de correo electrónico, a que la cuenta de correo electrónico del destinatario ha sido eliminada o a que el servidor de correo electrónico del destinatario ha bloqueado la dirección de correo electrónico del remitente.
• Relay access denied: El servidor de correo electrónico del destinatario no permite que el servidor de correo electrónico del remitente retransmita el correo electrónico al destinatario. Esto puede deberse a que el servidor de correo electrónico del remitente no está autenticado o a que el servidor de correo electrónico del destinatario ha restringido la retransmisión de correos electrónicos.
• Mailbox quota exceeded O exceeded storage allocation: El destinatario ha excedido el límite de almacenamiento de su cuenta de correo electrónico, por lo que no puede recibir más correos electrónicos hasta que elimine algunos de sus correos electrónicos antiguos.
• Sender domain not allowed: El servidor de correo electrónico del destinatario ha bloqueado el dominio del remitente. Esto puede deberse a que el dominio del remitente ha sido identificado como fuente de spam o a que el dominio del remitente no está autorizado para enviar correos electrónicos al destinatario.
• User not local or invalid address: El destinatario no existe o la dirección de correo electrónico es incorrecta.
• Requested action not taken: mailbox name not allowed: Indica que el servidor de correo electrónico del destinatario no permite el nombre de la cuenta de correo electrónico especificada.
• Rejected due to message content: Este error indica que el servidor de correo electrónico del destinatario ha rechazado el mensaje debido a su contenido. Esto puede suceder si el mensaje contiene spam, virus o algún tipo de contenido malicioso.
• Message refused by DNSBL check: El servidor de correo electrónico del destinatario ha rechazado el mensaje debido a que la dirección IP del remitente se encuentra en una lista negra de DNSBL. Estas listas negras se utilizan para identificar servidores de correo electrónico que han sido identificados como spammers o que tienen una mala reputación en línea.
• Your access to this mail system has been rejected due to the sending MTA poor reputation: Indica que el servidor de correo electrónico del destinatario ha rechazado el mensaje debido a que el servidor de correo electrónico del remitente tiene una mala reputación en línea. Esto puede suceder si el servidor de correo electrónico ha sido identificado como un spammer o si ha sido utilizado para enviar spam en el pasado.
• Delivery not authorized message refused: Se debe a problemas con el servidor del destinatario y generalmente ocurre cuando el servidor de correo del destinatario bloquea los correos del servidor de correo del remitente.

4. CUANDO CAE A LA BANDEJA DE SPAM

Nuestros correos están entrando en la bandeja de SPAM de unos o varios destinatarios. Esto nos puede dar una pista de si el motivo es que el filtro de SPAM del servidor del correo del destinatario está configurado para bloquearnos.

Para evitar que nuestros correos caigan en la bandeja de SPAM vamos a ver una serie de acciones que debemos realizar o comprobar, según el caso.

Estas acciones están indicadas cuando se usa el email bajo tu propio dominio.

▷ Usa una dirección de email con tu nombre de dominio propio

Usar una dirección de correo electrónico con tu propio nombre de dominio es importante porque además de dar una imagen más profesional tuya o de tu empresa, evita que tus envíos se marquen como correos no deseados. Si utilizas cuentas de correo gratuitas como Gmail, Hotmail, Yahoo, etc., es probable que tus envíos acaben en SPAM.

▷ Mantén la reputación de tu IP bajo control

Mantener tu IP con buena reputación es clave en el envío de correos. Básicamente, se trata de la opinión que se hacen los proveedores de correo sobre la dirección IP desde la que estás enviando tus correos. Si tienes mala reputación, puede que tus correos terminen en la carpeta de spam o simplemente sean bloqueados.

Para mantener la reputación de tu IP bajo control, es importante seguir las mejores prácticas de envío de correo electrónico, como por ejemplo:

• No enviar correos no solicitados (spam).
• Asegurarte de que tus listas de correo para newsletters estén actualizadas y sean de calidad.
• Enviar correos solo a destinatarios que han dado su consentimiento para recibirlos.
• Utilizar autenticación de correo electrónico, como SPF, DKIM y DMARC.
• Evitar palabras o frases sospechosas o de spam en el asunto y contenido del correo electrónico (Ganar dinero rápido, Oferta especial, Gratis, Descuento increíble).
• Monitorizar la actividad de tu IP y tomar medidas inmediatas ante cualquier problema.

Para saber la reputación de tu IP, puedes utilizar diversas herramientas en línea, como SenderScore (https://www.senderscore.org/) o Talos Intelligence (https://talosintelligence.com/reputation_center/), que proporcionan información sobre la reputación de tu IP y otras estadísticas relacionadas con el correo electrónico.

▷ Protocolos de autenticación (SPF, DKIM, DMARC)

Los registros SPF, DKIM y DMARC son mecanismos de autenticación de correo electrónico que se utilizan para garantizar la autenticidad de los mensajes enviados por un dominio determinado.

SPF (Sender Policy Framework) es un registro DNS que permite especificar qué servidores de correo electrónico están autorizados para enviar correo electrónico en nombre de un dominio determinado. El registro SPF ayuda a prevenir el correo electrónico fraudulento y el spam, ya que verifica que los mensajes sean enviados por servidores legítimos.

Por ejemplo, Si tienes un registro SPF en tu dominio «tienda.com», podrás especificar que solo tu servidor esté autorizado para enviar correos electrónicos en nombre de «tienda.com». De esta manera, si alguien intenta enviar correos electrónicos fraudulentos o spam utilizando tu dominio, el registro SPF lo detectará y lo bloqueará para que no llegue a tus clientes.

DKIM (DomainKeys Identified Mail) es un registro DNS que permite firmar digitalmente los mensajes de correo electrónico y verificar la autenticidad de la firma. Esto ayuda a garantizar que el mensaje no ha sido modificado desde su envío y que el remitente es legítimo.

Por ejemplo, si una empresa envía un correo electrónico a un cliente y firma digitalmente el mensaje utilizando DKIM, el servidor de correo electrónico del destinatario verificará la autenticidad de la firma y confirmará que el mensaje no ha sido modificado durante el envío.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) es un registro DNS que permite a los dominios especificar qué hacer con los mensajes que no pasan las pruebas de autenticación SPF y DKIM. DMARC proporciona informes detallados sobre los intentos de envío de correo electrónico y ayuda a identificar y prevenir el correo electrónico fraudulento y el phishing.

Imagínate que eres dueño de una casa y quieres asegurarte de que solo las personas que conozcas entren en ella. SPF y DKIM serían como la llave y la cerradura de tu puerta, que garantizan que solo las personas autorizadas puedan entrar. Pero, ¿qué sucede si alguien intenta abrir la puerta sin llave o romper la cerradura? DMARC sería como un sistema de seguridad que alerta a la policía sobre estos intentos de entrada no autorizados y te informa sobre lo que está sucediendo en tu casa. De esta manera, puedes tomar medidas para protegerte contra posibles ataques.

Para comprobar si un dominio tiene correctamente configurados los registros DMARC, SPF y DKIM, se pueden utilizar diversas herramientas en línea que comprueban los registros DNS del dominio y muestran los resultados.

A continuación te enseñamos algunas herramientas que puedes utilizar:

• DMARC Inspector (https://dmarcian.com/dmarc-inspector/): Esta herramienta en línea te permite verificar el registro DMARC de un dominio y muestra un informe de cómo se procesa el correo electrónico enviado desde dicho dominio. También te proporciona una puntuación de confianza y una descripción de los problemas de configuración que se hayan encontrado.
• MXToolbox (https://mxtoolbox.com/): Esta herramienta en línea ofrece varias utilidades para verificar los registros de DNS, entre ellas la verificación de SPF y DKIM. Simplemente ingresa el nombre de dominio y la herramienta verificará los registros SPF y DKIM del dominio y te proporcionará información sobre su configuración.
• DKIM Validator (https://dkimvalidator.com/): Esta herramienta en línea verifica los registros DKIM de un dominio y te proporciona un informe detallado sobre su configuración, incluyendo una evaluación del contenido de los mensajes firmados y una puntuación de confianza.

▷ Ley CAN-SPAM

La Ley CAN-SPAM es una ley en Estados Unidos que regula el envío de correos electrónicos comerciales. Esto significa que las empresas que los envían deben cumplir con ciertos requisitos, como incluir información precisa y detallada y dar la opción a los destinatarios de darse de baja de las listas de correo. Incluso si una empresa fuera de Estados Unidos envía correos electrónicos comerciales a destinatarios en Estados Unidos, también deberá cumplir con los requisitos de la Ley CAN-SPAM.

Además, algunos países europeos también tienen leyes similares a la Ley CAN-SPAM, como la Directiva de Privacidad y Comunicaciones Electrónicas de la Unión Europea, que establece requisitos similares a la Ley CAN-SPAM, incluyendo obtener el consentimiento previo de los destinatarios antes de enviar correos electrónicos comerciales y proporcionar información clara y completa en los correos electrónicos comerciales.

Hay que tener en cuenta que, en el momento que usemos servicios como Gmail, ya debemos cumplir estas normas, si no queremos ir directos a la bandeja de correo no deseado.

Spam y Correo Electrónico Masivo

No use Gmail para distribuir spam o correos electrónicos comerciales no solicitados.

Usted no debe usar Gmail para enviar correos electrónicos que infrinjan la Ley CAN-SPAM ni otras leyes antispam, para enviar mensajes no autorizados mediante servidores abiertos de terceros ni para distribuir las direcciones de correo electrónico de una persona sin su consentimiento.

Políticas de Gmail

Los requisitos de la Ley CAN-SPAM indican lo siguiente:

1. No utilizar información falsa o engañosa de cabecera. Los campos «De», «Para», «Responder a» y la información de enrutamiento, incluyendo el nombre de dominio de origen y dirección de correo electrónico, debe ser precisa e identificar la persona o empresa que envió el mensaje.
2. No usar asuntos engañosos. Deben reflejar con precisión el contenido del mensaje.
3. Identificar el mensaje como publicidad. Debe mostrar de manera clara y visible que el mensaje es un anuncio comercial.
4. Identificar claramente al remitente en el texto legal. Se debe incluir la dirección postal física válida y los datos relevantes de la empresa o remitente, sobre todo de contacto.
5. Indicar un medio claro y directo para poder solicitar no recibir más boletines del remitente. El clásico sistema para darse de baja, bien identificado y explicado.
6. Las solicitudes de baja deben cursar antes de 10 días y las de eliminación de los datos de la base de datos antes de 30.
7. Controlar los envíos hechos en nuestro nombre. Si se contrata un envío a otra empresa, hay que exigir su cumplimiento al proveedor.

Los problemas a la hora de enviar un correo electrónico pueden ser muchos y variados, y a veces pueden parecer una tortura. En a4roman sabemos muy bien la importancia de que lleguen los correos correctamente a su destino, por eso os hemos hecho esta guía, con la que podremos localizar el fallo y corregirlo de manera ágil.

¿En que más podemos ayudarte?

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REFERENCIAS:

• Configuración Thunderbird >>  https://support.mozilla.org/es/kb/thunderbird-no-me-permite-enviar-mensajes
• Configuración Apple mail >> https://support.apple.com/es-es/HT204075
• Configuración Outlook >> https://support.microsoft.com/es-es/office/soluci%C3%B3n-de-problemas-74644ed7-268a-4e0d-a4eb-52257726e624
• Configuración Gmail >>https://support.google.com/mail/answer/7126229?hl=es&visit_id=638182269482954643-298184706&rd=1
•  Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI) >> https://www.ontsi.es/es
• Wikipedia Códigos de error >> https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_SMTP_server_return_codes
• SenderScore >> (https://www.senderscore.org/)
• Talos Intelligence >> (https://talosintelligence.com/reputation_center/),
• DMARC Inspector >> (https://dmarcian.com/dmarc-inspector/)
• MXToolbox >> (https://mxtoolbox.com/):
• DKIM Validator >> (https://dkimvalidator.com/)
• Políticas de Gmail >> https://www.google.com/intl/es-419/gmail/about/policy/#:~:text=Spam%20y%20Correo%20Electr%C3%B3nico%20Masivo&text=Usted%20no%20debe%20usar%20Gmail,una%20persona%20sin%20su%20consentimiento.
• Ley CAN-SPAM >> https://en.wikipedia.org/wiki/CAN-SPAM_Act_of_2003